Alles, was Sie über PDF und PDF/A wissen müssen
In der digitalen Welt sind wir ständig von unterschiedlichen Dateiformaten umgeben, die jeweils für bestimmte Zwecke entwickelt wurden. Eines der am häufigsten genutzten Formate ist das PDF (Portable Document Format). Doch was verbirgt sich eigentlich hinter diesem Format – und was unterscheidet es von der Variante PDF/A, die insbesondere im Zusammenhang mit der Langzeitarchivierung eine wichtige Rolle spielt?
Dieser Beitrag gibt einen verständlichen Überblick über beide Formate und zeigt anhand konkreter Praxisbeispiele, wann welches sinnvoll eingesetzt wird.
Was ist eine PDF/A-Datei?
PDF/A ist eine spezielle Unterform des PDF-Formats, die gezielt für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente entwickelt wurde. Im Gegensatz zu normalen PDFs steht hier nicht Flexibilität, sondern dauerhafte Lesbarkeit und Reproduzierbarkeit im Vordergrund.
PDF/A stellt sicher, dass ein Dokument auch nach vielen Jahren noch genauso dargestellt wird wie zum Zeitpunkt seiner Erstellung.
Zentrale Merkmale von PDF/A:
- Selbstständigkeit
Alle für die Darstellung erforderlichen Ressourcen (z. B. Schriftarten und Farbprofile) müssen im Dokument eingebettet sein. - Einschränkung bestimmter Funktionen
Abhängig vom PDF/A-Profil sind interaktive Inhalte, Multimedia-Elemente und bestimmte Aktionen eingeschränkt oder nicht erlaubt. - Keine Verschlüsselung
PDF/A-Dateien dürfen nicht passwortgeschützt oder verschlüsselt sein, um die langfristige Zugänglichkeit zu gewährleisten. - ISO-Standardisierung
PDF/A ist in der Norm ISO 19005 definiert und damit international standardisiert.
🧩 Praktische Beispiele für PDF/A
- Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen, die gesetzlich über Jahre aufbewahrt werden müssen
- Verträge und Vereinbarungen, deren Inhalt langfristig unverändert dokumentiert sein soll
- Behördliche Akten und Verwaltungsdokumente
- Technische Dokumentationen, die auch nach Software- oder Systemwechseln lesbar bleiben müssen
Unterschiedliche PDF/A‑Profile
PDF/A ist nicht gleich PDF/A. Der Standard existiert in mehreren Profilen, die sich in Funktionsumfang und Einsatzgebiet unterscheiden. Während ältere Profile bewusst streng gehalten sind, erlauben neuere Varianten zusätzliche Funktionen, sofern diese die Reproduzierbarkeit nicht gefährden.
Übersicht der wichtigsten Profile:
- PDF/A-1
Entspricht der Basis-PDF-Version PDF 1.4 und zeichnet sich durch ein strenges Verbot von Transparenzen und aktiven Inhalten aus.
Praxisbeispiel: Klassische Archivierung einfacher Textdokumente ohne grafische Effekte.
- PDF/A-2
Basiert auf PDF 1.7 und erlaubt unter anderem JPEG2000-Kompression, Transparenzen (sofern reproduzierbar) sowie digitale Signaturen.
Praxisbeispiel: Archivierung signierter Rechnungen oder Geschäftsberichte mit moderner Gestaltung.
- PDF/A-3
Ebenfalls auf PDF 1.7 basierend; zusätzlich dürfen beliebige Dateien (z. B. XML oder CSV) zusammen mit dem PDF eingebettet werden.
Praxisbeispiel: Elektronische Rechnungen mit eingebetteten XML-Daten (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD).
Warum sind PDFs und PDF/As wichtig?
PDFs spielen eine zentrale Rolle im digitalen Dokumentenaustausch. Sie ermöglichen eine einheitliche Darstellung und eignen sich hervorragend für Berichte, Anleitungen, Präsentationen oder Formulare.
PDF/A hingegen ist insbesondere dort relevant, wo Dokumente langfristig, unverändert und rechtssicher aufbewahrt werden müssen – etwa in Unternehmen, Behörden oder bei der Archivierung von Rechnungen und Verträgen.
🔍 Praxisnah zusammengefasst
- PDF verwenden, wenn:
- Dokumente verteilt oder geteilt werden sollen
- Interaktive Inhalte erforderlich sind
- Flexibilität wichtiger ist als Archivfestigkeit
- PDF/A verwenden, wenn:
- Dokumente gesetzlich aufbewahrt werden müssen
- Nachvollziehbarkeit und Beweiskraft entscheidend sind
- Inhalte auch nach vielen Jahren unverändert verfügbar sein sollen
Tools zum Erzeugen und Konvertieren (mit Links)
| Tool | Kurzbeschreibung | Link |
|---|---|---|
| Adobe Acrobat Pro | Erstellung, Validierung und Signatur von PDF und PDF/A | https://acrobat.adobe.com |
| LibreOffice | Kostenlose Office-Suite mit PDF/A-Export (PDF/A-1b) | https://www.libreoffice.org |
| Microsoft Word (ab 2016) | PDF-Export mit aktivierbarer PDF/A-Kompatibilität | https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/word |
| pdfaPilot | Professionelles Tool für Konvertierung und Validierung | https://www.pdfapilot.com |
| veraPDF | Open-Source-Validator für PDF/A gemäß ISO 19005 | https://verapdf.org |
| UPDF 2.0 | PDF-Suite inkl. export als PDF/A | https://updf.com/de/ |
| Ghostscript | Kommandozeilen-Tool zur PDF/A-Konvertierung | https://ghostscript.com |
Hinweis:
Die hier genannten Tools dienen ausschließlich als beispielhafte Auswahl. Es existieren zahlreiche weitere Anwendungen zur Erstellung, Konvertierung und Validierung von PDF- und PDF/A-Dokumenten, die in dieser Übersicht nicht aufgeführt sind. Es besteht keine geschäftliche oder sonstige besondere Beziehung zu den genannten Anbietern, und die Nennung stellt keine Empfehlung oder Wertung dar.
Hinweis Ghostscript:
Bei der Nutzung von Ghostscript ist eine anschließende Validierung zwingend erforderlich, da nicht jede Konvertierung automatisch vollständig PDF/A-konform ist.
Validierung von PDF/A‑Dateien
Damit ein Dokument wirklich als PDF/A gilt, reicht es nicht aus, es einfach so zu speichern. Es muss zusätzlich geprüft werden, ob alle technischen Anforderungen erfüllt sind. Die folgenden Schritte zeigen verständlich und praxisnah, wie Sie eine PDF/A-Datei korrekt überprüfen und bei Bedarf anpassen.
- Dokument erstellen oder konvertieren (z. B. aus Word oder LibreOffice)
- Passendes PDF/A-Profil auswählen (z. B. PDF/A-2b für Rechnungen)
- Datei mit einem Validator prüfen (veraPDF oder Acrobat Pro)
- Fehlermeldungen beheben (z. B. fehlende Schriftarten oder Farbprofile)
- Erneut validieren, bis „Conformance: PASS“ erreicht ist
- Optional eine digitale Signatur hinzufügen (PDF/A-2 oder PDF/A-3)
Weiterführende Literatur
| Thema | Fehlende Quelle | Offizielle Verlinkung |
|---|---|---|
| ISO 19005-1 (PDF/A-1) | PDF/A-1 (Langzeitarchivierung – Teil 1) | https://www.iso.org/standard/34455.html |
| ISO 19005-2 (PDF/A-2) | PDF/A-2 (Langzeitarchivierung – Teil 2) | https://www.iso.org/standard/51465.html |
| ISO 19005-3 (PDF/A-3) | PDF/A-3 (Langzeitarchivierung – Teil 3) | https://www.iso.org/standard/54679.html |
| PDF Association | Leitfäden & Best Practices | https://www.pdfa.org |
| GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff | Bundesfinanzministerium (2. Änderung durch BMF-Schreiben vom 14.07.2025) | https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.pdf |
| veraPDF | Validator & Normkonformität | https://verapdf.org |
| Adobe Acrobat (How to convert a PDF to a PDF/A) | PDF/A erstellen & konvertieren | https://helpx.adobe.com/acrobat/using/create-pdf-a.html |
| LibreOffice | PDF/A-Export | https://help.libreoffice.org/latest/de/topic/guide/pdf_export.html |
Hinweis zur Ergänzung der Quellenangaben:
Die oben aufgeführten Quellen ergänzen den Text um offizielle Normen, Leitfäden und Tools, die für die technische Richtigkeit und praktische Umsetzung von PDF/A entscheidend sind. Sie dienen der Nachvollziehbarkeit und sind für Anwender in Behörden, Unternehmen oder Archiven besonders relevant.Stand 01/2026
Kernaussagen im Überblick (TL;DR)
Ein PDF ist ein universelles, plattformunabhängiges Format für Dokumente mit Text, Bildern, Links und mehr. PDF/A ist eine strengere Variante, die sicherstellt, dass ein Dokument auch nach vielen Jahren unverändert lesbar bleibt – ideal für die langfristige Archivierung (z. B. Rechnungen, Verträge). PDF/A-Dateien dürfen keine Verschlüsselung oder dynamischen Inhalte enthalten und müssen alle benötigten Ressourcen eingebettet haben. Es gibt unterschiedliche PDF/A-Profile (PDF/A-1, -2, -3) mit verschiedenen technischen Möglichkeiten. Zur Sicherheit validierst du PDF/A-Dokumente mit speziellen Tools, bis sie normkonform sind.
Fazit
PDF und PDF/A erfüllen unterschiedliche Aufgaben. PDFs bieten maximale Flexibilität für den täglichen Dokumentenaustausch. PDF/A hingegen sorgt dafür, dass wichtige Unterlagen über viele Jahre hinweg unverändert, lesbar und rechtssicher archiviert werden können.
Wer den Unterschied kennt und bewusst einsetzt, vermeidet technische Probleme, rechtliche Risiken und spätere Nacharbeit.
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